右腦的專案管理

專案管理領域範圍廣泛,通常可以區分成兩大部分:理論面與人性面,理論面主要是指專案管理理論與技術的應用,例如時程規劃的方法、成本估算與控制的方法等偏重理性與邏輯思考能力,這可以稱為左腦的專案管理。人性面指的則是專案內外人際互動與維繫的手法,例如Team building、溝通協調、領導統馭、激勵等偏重人性與情感的能力,我們可以稱之為右腦的專案管理。

常常,市面上舉辦的專案管理教育訓練只教理論面的東西,所以(新進的)專案經理在受過所謂"完整"的專案管理訓練後,躍躍欲試想的把所學的知識應用在剛接手的專案上,反而忽略了軟技巧(soft skill)的使用,結果即使專案經理的強項是解構WBS、畫PERT圖、計算挣值,在範疇、成本、時程各方面也都控管還不錯,可是在團隊內部不斷傳出抱怨與批評,客戶的關係也搞的很差,一個好好專案可能因此而被毀掉。畢竟專案管理的主角是人,而人總有七情六慾,需要被尊重與關心,因此適當的施用軟技巧在專案管理上也是必要的。當然軟技巧不是一夕之間就能運用自如,它是需要經驗的累積,在專案進行中適度的運用與修正,是學習軟技巧的好方法。

什麼是右腦的專案管理?列舉以下幾個例子:

  • 建構一個氣氛融洽、合諧、相互信任、舒適的專案(工作)環境

  • 良好的溝通首先是要學會傾聽,專案經理應以開放的態度接受任何人的意見,並聽清楚每個人的心聲

  • 專案經理在分派工作時,賦予專案成員適度的挑戰性與責任授權,不但可以借此訓練專案成員、快速累積經驗、學習新技能,以及適應壓力的能力,還可避免他們產生挫折感或工作倦怠感

  • 瞭解專案成員的激勵誘因,例如薪水、職位、權力、成就感等,並依專案經理被授權的權限,適時給予專案成員應得的奬賞,例如請客、表揚、加薪、升遷等,如果獎賞超過專案經理被授權的範圍,也應向上建議專案成員的主管

  • 專案經理多給予專案成員口頭的讚美是必要的,有時候一句"Good Job"抵的上千言萬語,還可以提升專案成員的成就感

  • 適時的鼓舞士氣,特別是當專案成員工作情緒低落時

  • 如果專案遭遇困難,專案經理必須具備正面面對問題的態度,而不是推卸責任或批評


專案經理身上背負著專案成功的使命,為了專案目標順利達成,只運用所學的專案管理理論通常是不夠的,還要活用軟技巧去管理專案團隊,讓專案團隊打從心裡為專案付出。As a project manager,多用用右腦管理你的專案吧。

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