系統上線失敗的五個警訊

專案進行中發生哪些警訊,可能導致系統不能上線?

1.沒有文件具體描述使用者介面、系統流程和功能

用戶總是有想像力幻想著簡單又好用的系統介面,又不喜歡寫文件,所以常常以口頭敘述自己期望的使用者介面長相與功能,開發人員無法百分之百理解用戶的需 求,導致開發出來的介面與使用者期望有很大的差距。應該將使用者的需求轉化成文件,文件內容具體的描述使用者介面、流程與功能。

2.用戶總是喜歡用電話溝通和口頭承諾

用戶總是喜歡用電話溝通,可是常常用戶在電話中口頭承諾後,日後又不認帳。重要訊息應該用書面方式溝通(例如文件或email),並傳給相關人事。

3.系統功能的建置,是為了滿足某用戶的個人需求

常常,用戶為求自己個人的方便,要求系統建置符合自己個人需求的功能,結果這個功能只有他一個人使用,這個人離職或調職,下一個接手該工作的人,又覺得這個功能不好用,要求將該功能修改以符合他的需求,結果開發人員疲於奔命,系統功能也永遠在改。

4.用戶不清楚系統功能

用戶常常會問系統開發者到底系統的某個功能是做什麼用的,理論上,用戶自己應該最清楚這個系統的功能和建置目的,但偏偏客戶端的角色經常異動,特別是專案 (系統)負責人與使用者代表,離開的人沒有做好交接,過去又沒有詳細的文件紀錄,導致接手的人不清楚系統功能。

5.沒有具代表性的用戶參與使用者驗收測試(UAT)

通常系統上線之前會進行使用者驗收測試,讓用戶代表可以完整的測試系統功能,最好可以請參與需求訪談的用戶(通常是未來的系統主要用戶)參與UAT,實際操作系統,才能真正發現實作後的系統,與訪談期間談出的需求是否有差距。

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