溝通是專案經理要學習的第一課

各種專案管理的書籍都會說,專案經理花費90%的時間在溝通上,在實際專案的執行上確實如此。專案經理在專案發生各種狀況時都需要經過溝通的程序,例如與客戶協調時,專案內部成員有意見衝突時,與專案主管協調專案人力調度時,甚至在平時也要藉由定期召開的專案會議,跟客戶、專案主管、以及專案成員(統稱stakeholder)更新狀況,讓大家都暸解專案的狀況。

這其中筆者認為最難的是衝突的處理。當雙方意見不合的時候,例如會議中專案成員A不滿客戶硬ㄠ的嘴臉,或者私底下專案成員B不滿某位專案成員的工作方式,這時候都需要專案經理挺身去解決,所以說溝通技巧和衝突處理的技巧是專案經理要學習的第一課。

不要因為職位而影響了溝通的效果:專案經理應該放下身段,以同理心去聆聽對方的想法,進而思考出排解衝突的方法,不要因為職位而影響了溝通的效果。

氣氛很重要:溝通不是談判,更不是吵架,溝通當時的氣氛很重要,找個安靜的場所坐下來談,其溝通的效果,會比在吵雜的環境謾罵的要好。

誠實為上策,切忌說謊:溝通時以解決問題為出發點,要說實話,不要因為一時的欺騙而導致後面不可收拾的後果。尤其是對客戶,筆者看過對客戶說謊的廠商,如果謊言被揭穿了,大多都沒有好的下場。

當然跨國專案的溝通又更複雜了,因為聽不懂老外的英文,一個需求要解釋老半天,或者因為不同國家的文化差異,造成溝通有更多的變數。

溝通不是打屁,而是把雙方誠心的將意見表達出來,進而達成共識。很多管理相關的書籍都告訴我們,最好的溝通方式是先當個聆聽者,再以同理心去理解對方的想法。專案經理90%的工作都需要溝通,溝通是專案經理應該要學習的第一個課題。

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