如何收拾上個專案經理留下的爛攤子

新政府上任後,最近為了處理舊朝留下的爛攤子而傷透腦筋。我想專案工作不也是如此,如果在專案進行中,原專案經理因故離職,新上任的專案經理應該如何接手,甚至如何收拾上個專案經理留下的爛攤子,似乎是一個難題。筆者以前待過的公司曾經發生過,將這種吃力不討好的工作指派給新進的專案經理身上,因為老鳥總是閃的遠遠的,不想(或不敢)接。在新進的專案經理還搞不清楚狀況時,突然被指派接手爛攤子,結果總因為不能掌控專案而離職,上頭又補了新的專案經理取代,然後是不斷的專案經理工作輪替,反而搞的交接不清楚,最後結果是沒有人搞清楚專案真實狀況如何。

話說回來,如果你現在正在做這種只有清道夫才勝任的艱困工作,把它當是一種工作挑戰吧,被指派做這種工作,雖然專案失敗的機會很大,可是如果專案順利結案,眾人必定對你刮目相看。以下針對如何收拾上個專案經理留下的爛攤子,提供一些個人的建議:

瞭解現況及待處理事項

接手專案之後,第一件事就是瞭解目前專案的現況為何,不過所謂爛攤子,就是很少人真正知道專案的現況,此時最好先檢視手上的交接文件,當然文件有很大的機率是寫的不清不楚。好吧,那就只好問問專案中待得較久的人員,不問還好,一問下來卻發現,一件事有好幾種答案,大家都不確定正確答案為何,這時該怎麼辦?筆者認為可以先詢問專案內部成員,再將同一個問題重複問客戶,通常專案成員的看法會較為保守,而客戶的答案則可能比較誇大,可以從兩者的答案中折衷後,約略可以猜測比較出約略的現況。(例如釐清一個需求,專案成員的答案多半是較為保守,有十分可能只說七分,因為要開發的可能是他自己,而客戶的答案可能比實際上要做的還要多,甚至偷渡幾個新需求,反正認定前專案經理已離職,死無對證。)

至於待處理事項,如果之前已建立issue trace的制度,也許可以從系統或文件中,得知專案目前的待處理事項有哪些。如果沒有任何文件的記載,則只好依上面建議的方式詢問相關人員。

鼓舞士氣

再來是對內部成員進行面談,面談的目的是要瞭解專案成員的技能與經歷,以及大家手上的未完成的工作有哪些,和工作量多寡。如果資源不足,向上頭要資源(雖然通常得到的回覆總是"沒有"),必要時,得平衡大家的工作量。通常有問題的專案,大家的工作量不外乎以下幾種:不是某個人的工作多的要死,瓶頸都在他身上,其他人則閒閒沒事做;要不就是大家都很忙,甚至加班到很晚,因為可用的資源不夠;再不就是大家都閒,因為沒有人知道事情要怎麼做,只好擺爛。

再者,有問題的專案,其專案內部的士氣通常是低落的,大家對未來很茫然,不知道是否可以順利結案,也有人想著另謀高就。此時專案經理得適時提振大家的士氣,鼓舞士氣的方法有很多,最常見的是拿公司的錢請大家吃飯(公司很摳的話只好自掏腰包),輪流休假也是一個不錯的方法。

解決問題

然後要設法去解決專案中尚未解決的問題(通常是疑難雜症)。如何解決就只能各憑本事了,技術的問題,如果專案內部無法解決,詢問公司內部或外部是否有合適的技術專家,真的走投無路的時候,到Google搜尋有時也許能突然發現某個solution。至於非技術的問題,就要設法運用其他手段或管道來解決,找業務用業務的方法解決,找黑道用暴力的方法解決,或者找上級長官出面協助談判,都是常用的方法。

當然假如這個專案已經到了無藥可救的地步,宣告專案失敗也許是考慮的選項之一。並非說專案一定不能失敗,或者專案失敗一定是不好的,有時候宣告失敗,或許賠點錢給客戶(要看合約是否規範相關罰則),但反而可以拯救公司或部門越花越多的成本,以及在市場或客戶圈已經很差的名聲。

建立制度

當然要有一套專案管理制度才是治本之道。假如公司已經規範有專案管理制度的話,當然是無論如何都要去遵循,如果沒有,則在專案內部要設法逐漸建立起一套制度(細節可參考PMBok、CMMI、或ITIL)。事實上CMMI Level2,就是從專案的內部建立起制度,在逐漸擴散到全公司以達到Level3的水準。

職業棒球比賽中,救援投手的角色總是由具經驗的投手擔任,因為在危急時刻必須仰賴他們的經驗與臨場處理狀況的能力,解決失分危機,為球隊取得勝利。解決前人留下的爛攤子專案也一樣,要有點職業道德,千萬別提著汽油桶救火,把專案搞得更爛後就拍拍屁股走人,這樣做是顧人怨,讓下個專案經理幫你收拾殘局。

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