專案會議要討論什麼?

開會是很多人害怕的事情,因為有時不知道要說些什麼,或者常常是某些人說話其他人安靜的聽,或者某件事情討論到吵架的地步,弄得氣氛尷尬。

專案會議要定期召開,定期要多久呢?我認為要視專案的性質和狀況決定,如果專案過程中經常發生的事需要跟專案成員溝通,會議頻率可以高一點,反之則會議頻率可以低一點。個人認為較適當是一週一次或兩週一次召開專案會議,總之定期召開是必要的。

專案會議的內容一般包括,專案進度的追蹤、公告要update給專案團隊的事項、重大議題的討論、上次會議追蹤事項的處理狀況等。

專案會議是一個很好的溝通時間,不僅專案團隊可以同步接收到一致的資訊,有任何議題也可以在這個場合得到充分的討論。專案會議的出席人員不限定專案團隊成員,必要時可以邀請使用者或主管出席討論,但是專案經理得事先擬定要討論的議題(agenda),才能邀請相關人士出席討論。

在專案會議結束後,專案經理(或專案經理指定某人)會整理出該次會議的會議紀錄,特別會紀錄該次會議中待追蹤事項(必要時可以指派專人負責,記得要壓時間),以便後續追蹤。如果有重大議題的確認(例如需求變更),也可以以會議紀錄的形式,請相關人士在會議紀錄上簽名以示確認負責。

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